Презентация на тему «Подготовка деловых поездок сотрудников и руководителя. Подготовка командировок руководителя Документ подготавливаемый руководителем по результатам бизнес поездки

В должностной инструкции секретаря руководителя в разделе «должностные обязанности» непременно имеется пункт, который определяет, что обязательной функцией секретаря является подготовка командировок руководителя.

Командировка – служебное поручение, связанное с выездом куда-нибудь; поездка для выполнения такого поручения .

В последнее время термин «командировка» все чаще заменяют другим – деловая поездка руководителя. По мнению специалистов, это обусловлено тем, что Россия вступила в международный рыночный обмен, изменилась экономическая ситуация в стране, а также имидж, роль и задачи руководителя в условиях рыночных отношений. Однако, мы будем употреблять термин, который обозначен в Учебно-методическом комплексе.

Командировки руководителя делятся на 3 категории:

  • в пределах России;
  • в ближнее зарубежье (бывшие республики СССР, где сохранилось многое от советского менталитета);
  • международные.

Вместе с тем, учитываются и другие факторы:

  • сроки командировки;
  • ее задачи (ознакомительная, итоговая и др.)%
  • сложность решаемых вопросов.

Схема подготовки командировки
Независимо от указанных различий, подготовка командировки руководителя осуществляется по однотипной схеме.
Руководитель сообщает секретарю:

  • цель поездки;
  • вопросы, которые необходимо решить;
  • встречи (лица);
  • места посещения.

Исходя из этого, секретарь готовит всю необходимую документированную информацию , которая может понадобиться руководителю в командировке:

    • доклад или реферат для планируемых в командировке конференции, совещания;
    • договоры (действующие и проекты);
    • справки, сводки, диаграммы и т. д.

В случае необходимости, вместе с руководителем секретарь анализирует и дорабатывает документы, а также делает несколько ксерокопий (при этом по 1 экз. оставляет себе).

Секретарь составляет программу командировки , основные пункты которой, как правило, следующие:

  • организации и лица, с которыми должен встретиться руководитель;
  • время, на которое назначены встречи или мероприятия.

Для наглядности программа может быть составлена в виде таблицы:

Секретарю необходимо согласовать программу с принимающей стороной, уточнив сроки пребывания руководителя; если будут коррективы, то их обязательно внести.

Программа заграничной командировки, рассчитанная на несколько пунктов и несколько дней, может быть более детальной и обширной и содержать следующую информацию:

  • время (длительность поездки, дата отправления и прибытия);
  • способ передвижения (самолетом, поездом, на машине);
  • расписание деловых мероприятий;
  • места посещения и проезда к ним;
  • лица или компании, с которыми необходимо установить предварительную связь.

Подготовку такой программы, как правило, начинают с того, что определяют основные события, время, место и сроки их проведения, которые уже согласованы с принимающей стороной. Исходя из оставшегося времени, планируют менее важные мероприятия, определяя их время, место, продолжительность.

В такую подробную программу секретарь включает по максимуму всю имеющуюся информацию: адреса, названия, номера телефонов, факсов, электронную почту, сведения, о лицах с которыми встречается руководитель, и которые могут быть ему полезны.

Копию программы секретарь должен оставить у себя, чтобы в случае необходимости оперативно связаться с руководителем. По согласованию с руководителем еще одну копию программы секретарь передает заместителю руководителя или тому должностному лицу, которое укажет руководитель.

Также секретарь может составить список личных и служебных документов и материалов , необходимых для поездки:

  • паспорт;
  • виза;
  • авиабилеты;
  • страховой полис;
  • ваучер на услуги;
  • документы, необходимые для встреч и переговоров (доклады, договоры, лицензии, спецификации, справки и др.);
  • образцы продукции.

Если командировка руководителя предполагает посещение нескольких городов, промышленных центров, то секретарь должен тщательно проработать маршрут руководителя, согласовав и уточнив его с расписанием самолетов, поездов и т. д.

В обязанности секретаря также входит заказ билетов до места назначения и обратно. Секретарь бронирует номер в гостинице на основании заявки, составленной на бланке письма организации и направленной по факсу.

Из гостиницы необходимо получить подтверждение бронирования, которое содержит:

  • фамилию, имя, отчество гостя;
  • № брони;
  • время проживания;
  • тип забронированного номера.

Если в структуре организации отсутствует служба протокола, секретарь обеспечивает визовую поддержку, он же оформляет все выездные документы .
Секретарь готовит подарки и сувениры для принимающей стороны, обеспечивает руководителя необходимыми бланками документов, визитными карточками руководителя, канцелярскими принадлежностями (блокнотами, папками, ручками, дисками и т. д.).

Накануне отъезда необходимо еще раз все проверить и получить от руководителя указания о важных неотложных делах, которые следует выполнить в его отсутствие, отменить все встречи, которые были назначены раньше и приходятся на дни его командировки.

Вопрос о необходимости секретаря проводить руководителя в аэропорт, равно как и о встрече при прилете назад, решает сам руководитель.

Подготовка и оформление документов для командировки

Документы по оформлению командировок составляются по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1:

  • приказ о направлении отдельного работника (в нашем случае, руководителя) в командировку (форма № Т-9);
  • командировочное удостоверение работника (форма № Т-10);
  • служебное задание с отчетом о его выполнении (форма № Т-10а);
  • авансовый отчет (форма № АО-1).

До создания приказа о направлении руководителя в командировку заполняется и оформляется служебное задание , оно используется для создания приказа и составления отчета о выполнении цели служебной командировки.

Форма служебного задания для направления в командировку

Задание утверждается руководителем организации или уполномоченным лицом, затем передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку. Эта же форма № Т-10а содержит и отчет о выполнении задания, поэтому является очень удобной.

Чтобы руководитель отправился в командировку, недостаточно только письма-приглашения принимающей стороны, необходимо подготовить приказ о направлении в командировку. Форма Т-9.

Как правило, проект приказа о командировке руководителя готовит его секретарь. Приказ:

  • заполняется работником кадровой службы;
  • визируется главным бухгалтером;
  • подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом.

В приказе указываются:

  • фамилия, имя, отчество;
  • структурное подразделение;
  • профессия (должность) командируемого;
  • цель;
  • сроки;
  • место командировки.

При необходимости в приказе указывается источник оплаты сумм командировочных расходов и другие условия отправления в командировку. Так, командировочные расходы нередко оплачиваются приглашающей (принимающей) стороной.
После подписания приказ обязательно регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу. Журнальная форма содержит следующие разделы:

По усмотрению организации в журнале регистрации могут быть дополнительные разделы в соответствии с установленными правилами.
Командировочное удостоверение выписывается по форме № Т-10 после подписания приказа о командировании.

Форма командировочного удостоверения

Форма командировочного удостоверения. Оборотная сторона
Командировочное удостоверение оформляет секретарь, внося в него все данные из приказа. Журнал регистрации командировочных удостоверений имеет следующие графы:

В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного лица и печатью.

По завершении командировки составляется Авансовый отчет. Он составляется командированным в одном экземпляре по установленной форме.

Форма авансового отчета о командировке

На оборотной стороне формы записывается перечень документов, подтверждающих производственные расходы (квитанции, проездные документы, товарные чеки и другие оправдательные документы). Суммы затрат по оправдательным документам записываются по графам 1–6 оборотной стороны формы. Документы, которые прилагаются к отчету, нумеруются командированным в порядке записи в отчете. Бухгалтерия организации проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, правильность подсчета сумм. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

Перед отъездом руководителя в командировку секретарь получает от него указания о своих действиях во время отсутствия руководителя. Согласно установленной практике, в этот период времени секретарь выполняет все свои обычные делопроизводственные обязанности: принимает и обрабатывает корреспонденцию, регистрирует документы, группирует их по рубрикам и т. д. Однако, наряду с этими обычными обязанностями, секретарь уделяет внимание тем вопросам, которым не может уделить должное внимание в другое время:

  • составлению номенклатуры дел;
  • формированию дел;
  • оформлению дел;
  • проверке наличия документов и дел.

Телефонные звонки, адресованные руководителю, секретарь записывает в специальном журнале. Если во время отсутствия руководителя в служебной поездке, вопросы могут быть решены другими должностными лицами в пределах их компетенции, телефонные звонки переадресуются, о чем делается соответствующая запись в журнале их учета.

После возвращения руководителя из командировки секретарь обрабатывает материалы командировки: копирует, сканирует, размножает их, передает соответствующим сотрудникам и структурным подразделениям.

В должностные обязанности секретаря входит оформление отчета о командировке, при работе над которым секретарь должен знать его цель, объем. Обычно отчет состоит из 3 разделов:

  • обоснование необходимости командировки;
  • вопросы и последовательность их решения;
  • выводы, рекомендации и предложения.

Секретарь также информирует руководителя о вопросах, возникших во время его отсутствия и ходе их решения.
Таким образом, подготовка командировки руководителя, являясь обязательной функцией секретаря, состоит из организационного и информационного обеспечения поездки руководителя.

С. И. Ожегов, Н. Ю. Шведова. Толковый словарь русского языка. Изд-е 2-е испр. и дополненное. Москва «АЗЪ», 1995, с.280.

Служебные командировки были и будут неотъемлемой частью рабочего процесса любой компании. Без них не обходится деятельность ни одной организации, однако на современном этапе необходима систематизация трэвел-политики.

Раньше подход к этой проблеме был бессистемным, даже стихийным: что-то произошло, где-то подвели поставщики - и уполномоченный сотрудник экстренно вылетал или выезжал «к месту бедствия». Даже приказ о его командировании зачастую оформлялся «задним числом». Учитывая существовавший в то время дефицит мест в гостиницах, у командированного в другой город сотрудника велики были шансы вообще остаться «на улице». А сервис «в советских отелях» был совершенно ненавязчив. Даже, скорее, незаметен.

Сейчас, с наступлением новых времен, подход к организации деловых поездок принципиально изменился. Руководители ведущих российских компаний обратили свои взоры на Запад, где системный подход к организации делового туризма практикуется уже давно.

Крупные западные корпорации ежегодно тратят миллиарды долларов на командировочные кампании, значительны эти расходы и у относительно небольших фирм. Но уже давно подсчитано, что при системном подходе к этому вопросу достигается существенная экономия средств.

Организация деловых поездок и командировок на современном этапе

Современный деловой туризм включает в себя два базовых понятия: бизнес-командировки и выездные корпоративные мероприятия (MICE). Между ними пролегает достаточно тонкая грань: ведь деловая командировка может включать в себя и культурную программу, а корпоративное MICE-мероприятие – деловую (например обучающую) составляющую. Поэтому такое подразделение весьма условно.

Рациональнее ввести другую классификацию, на которую и опираются специалисты агентства Happy Travel, организуя деловые поездки:

Подготовка каждой из этих поездок требует особого подхода, так как могут возникнуть совершенно разные нюансы. Организация деловых поездок и командировок должна вестись системно. Разумно составить трэвел-план на сколь-нибудь значительный период (например на год), чтобы заранее заложить все расходы в бюджет компании и рационально распределить средства. Оптимальным решением будет составление отдельных перспективных планов по всем четырем вышеуказанным направлениям.

Агентство делового туризма Happy Travel предлагает вам помощь в планировании трэвел-политики и организации каждой отдельной деловой поездки за рубеж или по России. Несмотря на то, что вам необходимо будет оплатить наши услуги, вы сможете сэкономить на расходной части командировочного бюджета значительные суммы (по подсчетам экономистов – до 31 %).

Командировки за рубеж: какими они должны быть?

Рядовой обыватель зачастую не видит разницы между организацией обычного тура с целью отдыха и подготовкой служебной командировки за границу. А между тем она огромна! Если при поездке в отпуск человека направляют принципы «хочу – не хочу», «нравится – не нравится», то командированный едет в поездку с лозунгом «Надо!», и основным критерием для него является «удобно – неудобно». Второе различие заключается в том, что если в этом году человек проводил свой отпуск, к примеру, на Мальте, то на следующий год он, скорее всего, поедет в другую страну, в ту же Австралию, допустим.


Организация деловых поездок и командировок чаще всего предусматривает неоднократные посещения одной и той же страны, так как налаживаются связи с определенными партнерами. На одном этом можно хорошо сэкономить, поскольку все солидные отели предлагают своим постоянным клиентам ощутимые скидки.

Если в своде корпоративных правил вашей компании нет пока устоявшихся норм, регламентирующих деловые поездки за рубеж (то есть вы не летаете самолетами определенной авиакомпании, не бронируете номера в строго конкретном отеле, не питаетесь в одном и том же ресторане, находясь за границей), то мы разработаем для вас такой трэвел-кодекс

При этом мы будем опираться на ваши предпочтения и финансовые возможности, поэтому наше предложение вам обязательно подойдет. Разумная трэвел-политика, диктующая определенные правила, свидетельствует о солидном статусе компании, к тому же влечет за собой экономию расходуемых на командировки средств.

Командировки по России: новый формат

Эффективная организация командировок по территории России – также дело непростое, особенно если в какой-то регион вы едете впервые. Наша Родина необъятна, поэтому невозможно предугадать, что вас ждет в том или ином городе. Хотя времена «гостиничного» дефицита давно миновали, тем не менее при посещении периферийных «отелей» возможно всякое. Пресловутых клопов, быть может, там уже и не увидишь, однако несвежее белье или грубых администраторов – сколько угодно. Обратившись к нам, вы гарантированно никогда не увидите этих печальных реалий.

Мы будем рады взять на себя все хлопоты по организации внутрироссийских командировок. Мы обеспечим документационное сопровождение, бронирование отелей, проездные документы и все другие необходимые «мелочи», которые, на самом деле, очень важны. Мы профессионально проведем анализ командировки, подведем итоги. Пусть ваши деловые поездки по России не омрачатся ни одной досадной случайностью. Мы тщательно составим план и точный хронометраж, чтобы ни одна минута вашего драгоценного времени не была потрачена зря!

Подготовка командировок руководителя: эффективно и профессионально!

Эффективная подготовка деловых поездок руководителя – наука особая. Вследствие тотального дефицита времени делового человека она должна исключить все непредвиденные моменты. Командировка должна проходить строго по заранее продуманному подробному плану.

Личный секретарь руководителя, будь он хоть трижды профессионалом, не в состоянии учесть все моменты, которые могут возникнуть в ходе деловой поездки: он просто не знает всех реалий, которые известны специалистам агентства Happy Travel. Поэтому целесообразно доверить подготовку и сопровождение командировки руководителя специалистам трэвел-агентства. С нами деловая поездка пройдет точно по намеченному плану!


Предварительно мы изучаем специфику деятельности компании-заказчика, ее корпоративный устав, в том числе и неписаные правила. Подвергается всестороннему рассмотрению и принимающая сторона. Мы продумываем все до мелочей: от необходимого делового и личного гардероба до сувениров, которые следует взять с собой в качестве презентов.

Но основополагающим моментом, разумеется, является цель поездки:

Мы тщательно просчитываем хронометраж командировки руководителя, продумываем оптимальный маршрут, бронируем билеты и номера в отелях, организуем трансфер, подсчитываем бюджет поездки. С нами ни одна минута и ни одна копейка не будут потрачены зря!

Организация командировок для сотрудников

Наше агентство окажет квалифицированную помощь в организации служебных командировок сотрудников вашей компании любого уровня. Мы организуем выезды как по территории России, так и за рубеж. Подготовка командировок сотрудников в нашем агентстве не ограничивается лишь документационным обеспечением и разработкой маршрута. Наши трэвел-агенты забронируют для вас отели, арендуют конференц-залы, закупят билеты, организуют трансфер. Кроме того, мы подготовим для вас и досуговую часть программы. К вашим услугам – наши опытные и креативные специалисты.

После командировки мы подведем ее итоги, а также составим отчет о целевом расходовании средств. Ничто не ускользнет от нашего внимания!

Трэвел-агентство Happy Travel: деловые поездки нового формата

Наше агентство готово взять на себя абсолютно все заботы, связанные с вашей командировочной кампанией. С нами любая деловая поездка будет необременительной, ведь вы сможете не думать о бытовых мелочах, полностью сосредоточившись на собственных делах.

Наш бизнес – заботиться о процветании вашего бизнеса!

Порядок оформления командировки в 2019 году актуален в связи с отменой в 2019 году командировочных удостоверений. Для оформления командировки также не используются отчеты о выполненной работе и служебные задания.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Рассмотрим, как правильно оформить служебную командировку руководителя с применением нового законодательства.

Нормативная база

Командировка возможна только для лиц, находящихся в трудовых отношениях с работодателем.

Работники сторонних организаций или исполнители по гражданско-правовому договору не могут быть отправлены в командировку, поскольку расходы не будут признаны налоговыми затратами.

Главные нормативные акты, регулирующие процесс направления персонала в командировки, их сроки, – это ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» вместе с одноименным Положением, которое применяется для командируемых сотрудников как на территории РФ, так и зарубежных государств.

Правила и требования норм действующего законодательства распространяются также и при командировке руководителя, поскольку он является работником организации.

Цели поездок

Служебные цели отражены в действующем Постановлении Правительства РФ № 749.

Цель служебной командировки генерального директора – это выполнение служебных обязанностей в соответствии со своей должностью для улучшения работы организации.

Документальным основанием поездки выступает распоряжение руководителя в виде оформленной служебной записки.

Примерами целей командировки директора за границу и в пределах страны могут быть:

  • старт нового проекта, проведение переговоров с подрядчиками и другими контрагентами, заключение с ними долгосрочных соглашений о сотрудничестве;
  • проведение ревизионной проверки филиала при выявлении серьезных нарушений в ходе проверок контролирующих государственных органов у подразделений предприятия, находящихся в другом городе или регионе. Для этого необходимо присутствие руководителя по урегулированию всех спорных вопросов;
  • поиск новых возможностей для развития бизнеса, проведение встреч с потенциальными партнерами предприятия, создание и реализация новых бизнес-проектов;
  • открытие новых структурных подразделений, отделений или филиалов в других городах и странах.

Цели командировок не зафиксированы в нормативных или кадровых документах. Их всегда необходимо указывать либо в служебной записке от руководителя, либо в .

Оформление командировки руководителя (директора) в 2019 году

Правила и требования

Согласно ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по приказу работодателя на конкретный период для выполнения служебных поручений вне постоянного рабочего места.

Служебная командировка отвечает условиям:

  • осуществление поездки сотрудника по поручению работодателя;
  • поручение не связано с постоянным рабочим местом;
  • поездка ограничена временными рамками;
  • сотрудник в пути не выполняет свою работу, и его работа не связана с поездками.

Сколько дней может длиться поездка?

Срок командировки устанавливается с учетом специфики служебного поручения.

Сегодня максимальный период командировки для руководителя не установлен. Поэтому поездка может оформляться на любой период, необходимый для исполнения служебного поручения.

При командировке за сотрудником сохраняется постоянное место работы и основные трудовые функции. Следовательно, срок поездки должен четко устанавливаться.

В подобных ситуациях говорится о «разумных» сроках, хотя, это понятие относительное.

Оформление замены

Обязанностью руководителя является подписание с работниками, привлечение работников к дисциплинарной ответственности и другие. Эти полномочия могут быть временно или на постоянной основе переданы иному лицу.

Делегируя свои полномочия, руководитель передает работнику дополнительные новые обязанности, которые нужно согласовать с ним. Новые обязанности нужно предусмотреть в трудовом договоре.

Передачу права подписи необходимо закрепить доверенностью (ст. 185 ТК РФ).

Она оформляется на период не более 3 лет, однако при командировке руководителя сроки устанавливаются минимальные.

В доверенности можно прописать ограничение периода ее действия. Нотариальное заверение не обязательно.

Согласно ст. 185 ГК РФ доверенность оформляется для представительства работодателя перед третьими лицами. В документе указываются все действия, которые будет выполнять представитель работодателя.

Если необходимо передать полномочия руководителя на время его командировки, кроме приказа о возложении обязанностей на сотрудника заключается с ним с условиями выполнения дополнительной работы и ее оплаты.

Также обязательно получение письменного согласия сотрудника.

После этого издается приказ по личному составу о поручении дополнительных задач.

Пример доверенности:

Пример составления доверенности

Пример приказа о передаче полномочий:

Пример приказа

Пример дополнительного соглашения:

Допсоглашение к трудовому договору

Документы

Документы, которыми в 2019 году оформляют командировки, зависят от вида транспорта, на котором руководитель совершил поездку.

Фактический период пребывания в поездке устанавливается:

  • при использовании любого вида транспорта при отсутствии проездных документов – на основании служебной записки;
  • в других случаях – на основании проездных документов.

Руководитель на протяжении 3-х рабочих дней после возвращения из поездки представляет о потраченных средствах с подтверждающими документами:

  • расходов, связанных с поездкой ( , проезда и т.п.);
  • использования транспорта (счета, чеки, квитанции, путевой лист и другие);
  • служебной записки о периоде поездки.

Приказ

Основанием для командировки руководителя является решение работодателя.

Для его оформления составляется приказ о направлении в поездку. Обязательная форма для него не предусмотрена, поэтому ее можно разработать самостоятельно или применить унифицированную форму Т-9 или Т-9а.

Цель указывается в приказе на командировку, который выпускается в кадровом делопроизводстве по вышеуказанной форме, а также в произвольном варианте.

Количество экземпляров не установлено нормативными документами, поэтому на каждом предприятии такие приказы могут множиться ровно в том количестве, сколько это будет необходимо для кадрового делопроизводства.

Служебная записка

Согласно новому законодательству, служебная записка руководителя о направлении в командировку составляется вместо , командировочного удостоверения, . На основании служебной записки оформляется приказ.

Рассмотрим, как правильно оформить служебную записку:

  • В верхнем правом углу документа указывается должность, фамилия и инициалы вышестоящего руководителя.
  • В центре пишется заголовок документа «Служебная записка».
  • Под заголовком пишется обращение с просьбой направить работника в служебную командировку. Указывается цель поездки, период выполнения служебных задач.
  • Под текстом ставится дата и подпись составителя служебной записки. В тексте можно отразить ожидаемые финансовые затраты, специфику поездки.

Это необходимо для корректного расчета суммы .

Пример служебной записки:


Пример составления служебной (докладной) записки

Оплата и возмещение расходов

Согласно трудовому законодательству командированному сотруднику возмещаются затраты:

  • на проезд;
  • на аренду жилья;
  • суточные расходы на проживание;
  • другие расходы по согласованию с работодателем.

Порядок и размер их возмещения установлен в локальных нормативных документах работодателя или .

Авансовый отчет

После возвращения из поездки руководитель обязан оформить авансовый отчет о расходах в служебной поездке в срок 3 рабочих дня с приложением всех подтверждающих документов.

По этому документу осуществляется окончательный расчет по выданному перед отъездом авансу средств на командировочные расходы.

Если потрачено меньше, чем было выдано, то необходимо вернуть в кассу неистраченные подотчетные средства.

В противном случае, если по авансовому отчету есть перерасход, сотруднику возвращают потраченные личные денежные средства. Это возможно после согласования авансового отчета с руководителем.

Основанием выдачи денег является расходный кассовый ордер, реквизиты которого указываются в авансовом отчете.

Питание и проживание, суточные

Суммы суточных зависят от командировки в пределах РФ или .

Размер суточных выплат одинаковый для всех работников не зависимо от должности, стажа и возраста.

Если проезд осуществлялся на личном автомобиле

При выборе руководителем своего или служебного автомобиля для командировки он должен оформить следующие документы, подтверждающие использование транспортного средства:

  • маршрутный лист;
  • оплаченные счета, чеки, квитанции;
  • документы, подтверждающие его следование по маршруту к пункту назначения.

Нюансы для руководителей бюджетных учреждений

При оформлении командировок руководителей бюджетных учреждений могут возникать некоторые сложности.

В бюджетных учреждениях требуется устанавливать источники финансирования оплаты командировочных расходов, которыми могут быть бюджетные и внебюджетные средства (например, гранты, доходы от оказания платных услуг, от предоставления услуг по хоздоговорам и другие). В приказе о направлении руководителя в поездку указывается определенный источник поступления денежных средств, за счет которых оплачиваются командировочные расходы.

PowerPoint Presentation

Подготовка деловых поездок сотрудников и руководителя.

Share Presentations

Email Presentation to Friend

Error in Email Address...

Email Sent Successfully

Embed Code Copied...

Like Share 459 Views

Подготовка деловых поездок сотрудников и руководителя. Крупный успех составляется из множества продуманных мелочей. В. Ключевский. Вопросы:. 1. Организация служебных командировок: Документальное оформление служебных командировок. Информационное обеспечение деловых поездок сотрудников.

Download Presentation

Подготовка деловых поездок сотрудников и руководителя.
An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.

E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

No related presentations.

Presentation Transcript

    Руководителя: Для секретаря руководителя подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Подготовка поездок руководителя осуществляется по однотипной схеме, с учетом специфики конкретной командировки. Секретарь готовит: Приказ о командировке (оформляется в 2-х экз.) Командировочное удостоверение, Составляет и печатает подробную предварительную программу командировки.

    Следует: Узнать цель поездки, предполагаемые вопросы, встречи и места посещения. Разработать проект программы пребывания руководителя, согласовать его с руководителем. Определить время (даты отправления, прибытия) и способ передвижения (машина, самолет, поезд и т.д.) Помните, что существует понятие часовых поясов и местного времени. Продумать все деловые встречи и мероприятия, на которых будет присутствовать руководитель.

    Принимающей стороной, оговорить сроки пребывания, внести коррективы, если они будут. Название организации должно быть точно выверено, указываются ее адрес и телефоны. Составить список должностных лиц или компаний, с которыми нужно установить связь: организации, отделы, лица (с указанием должности, ФИО) и время встречи с ними руководителя. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Составить список необходимых для поездки личных и служебных документов и материалов.

    Командировки и оформление отчета. Секретарь обрабатывает материалы командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает соответствующим сотрудникам и структурным подразделениям. В обязанности секретаря входит оформление отчета о командировке. Как правило, отчет содержит следующие разделы: Обоснование необходимости командировки; Вопросы и их решения Выводы и предложения.

    Как осуществляется подготовка и организация деловых поездок руководителя? Каковы обязанности секретаря во время отсутствия руководителя? Назовите документы которые готовит секретарь для служебных командировок сотрудников и руководителя. В скольких экземплярах оформляется приказ о командировке и командировочное удостоверение? Какая необходимая информация собирается на этапе подготовки работника к командировке? Какими советами можно дополнить Памятку командируемому сотруднику? Сформулируйте общие требования к отчету о результатах командировки.

Для секретаря руководителя подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой поездки руководителя. При этом нужно помнить, что в этом деле нет мелочей. Успех командировки во многом зависит от того.насколько комфортно будет себя чувствовать руководитель во время переездов между пунктами назначения. во время деловых встреч и переговоров. А для этого у него должны быть в полном объеме безупречно подготовлены документы и необходимые материалы, уточнено и согласовано расписание встреч и переездов, учтена возможная разница во времени и климатических условиях, продуманы подарки и сувениры.

Помимо приказа о командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет вместе с ним и печатает программу командировки. В программе указываются организации, отделы, лица (с указанием должности, фамилии, имени и отчества) и время встречи с ними руководителя мероприятия, на которых он будет присутствовать. Название организации должно быть точно выверено, указываются ее адрес и телефоны.

Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает, где находится руководитель, и в случае необходимости может с ним связаться.

Кроме того, секретарь должен детально проработать маршрут руководителя, увязав его с расписанием самолетов, автобусов и т.д. Он заказывает билеты в гостиницу, выясняет как к ней проехать, в случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обеспечивает визовую поддержку.

Руководитель должен быть снабжен необходимыми канцелярскими принадлежности (блокнотами, ручками, папками и т.п.). При необходимости секретарь заботиться о сувенирах для поездки руководителя.

Предварительная программа предполагаемой поездки руководителя может быть совсем короткой, если поездка местная или всего лишь на один день. Программа, ориентированная на несколько дней, несколько пунктов и особенно на заграничную поездку, может оказаться довольно длинной.

Предварительная программа может содержать следующую информацию:

время (день, месяц, отправление, прибытие, длительность поездки и т.д.);

способ передвижения (на машине, самолетом, поездом и т.д.);

все деловые встречи;

бронирование мест в гостиницах;

места посещения и проезд к ним;

Подготовку предварительной программы обычно начинают с фиксированных или основных событий. Это события, время и место проведения которых уже жестко определены и в зависимости от которых следует планировать остальной график.

Полезным было бы записать их первыми, лучше всего в блокнот-органайзер, чтобы можно было с одного взгляда определить, какие сроки обязательны для соблюдения.

При возвращении руководителя из командировки секретарь информирует его о вопросах, которые возникли в период его отсутствия, и о ходе их решения.

Руководитель знакомит секретаря с материалами командировки и вместе с командировочными документами передает их для подготовки отчета.

Секретарь обрабатывает материалы командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает соответствующим структурным подразделениям и сотрудникам. В обязанности секретаря входит и оформление отчета о командировке.

Во время отсутствия руководителя у секретаря появляется возможность уделить больше времени вопросам делопроизводства: формированию и оформлению дел, проверке наличия документов и т.д.